個人情報の取り扱いについて

当施設では、ご予約やご宿泊に際して、 お客様の氏名、住所、職業、電話番号、 メールアドレス、宿泊情報、 本人確認に必要な情報等を取得する場合があります。

取得した個人情報は、以下の目的の範囲内で利用いたします。

1. 宿泊予約の受付・確認および必要なご連絡
2. 旅館業法に基づく宿泊者名簿の作成・管理
3. 本人確認およびチェックイン・チェックアウト手続き
4. 宿泊料金の決済・精算および施設のご利用案内
5. お問い合わせ・ご要望への対応
6. お忘れ物のご連絡、緊急時の対応および施設の安全管理
7. その他、上記に付随する宿泊サービスの提供

取得した個人情報は、法令に基づく場合や ご本人の同意を得た場合を除き、 上記の利用目的の範囲を超えて利用することはありません。

Vihara S+では、お客様のプライバシーに配慮した非対面式のセルフチェックインを導入しております。

安全かつ円滑な本人確認を行うため、 当施設の運用方針として、 ご宿泊者様全員に顔写真付き身分証明書 （運転免許証、マイナンバーカード表面、 パスポート等）の画像アップロードをお願いしております。

なお、マイナンバーカードについては 表面のみを確認対象とし、 個人番号が記載された裏面の提出は求めておりません。

※日本国内に住所を有しない外国人のお客様については、国の指導に基づき、パスポートの提示および 写しの保存が必要となります。

当施設では、お客様の個人情報の漏洩、紛失、 改ざん、不正アクセス等のリスクを低減するため、適切な安全管理に努めております。

個人情報を取り扱う担当者およびアクセス権限を業務上必要な範囲に限定するとともに、 予約管理やチェックイン手続きに使用する外部サービスについても、適切な管理・運用に努めます。

Vihara S+では、セルフチェックインシステム 「Tomaro+」を利用しており、宿泊者情報および本人確認書類は、当該システムを通じて取り扱います。

また、サービス提供事業者と連携し、個人情報の安全管理に努めるとともに、保存の必要がなくなった情報については適切な方法で削除・廃棄する方針としております。

当施設では、個人情報の漏洩リスクを軽減するため法令上必要な保存期間を除き、個人情報を必要以上に保管しない方針としております。

身分証明書の画像データについて

なお、システムのバックアップ等に保存されたデータの取り扱いについては、サービス提供事業者の管理・運用方針に従います。

法令に基づく保存情報について

旅館業法第6条および同法施行規則に基づき、宿泊者名簿は作成日から3年間保存いたします。

また、日本国内に住所を有しない外国人宿泊者のパスポートの写しについても 国の指導に基づき、宿泊者名簿とともに3年間適切に保管いたします。

これらの情報については法令上の保存期間が経過し、引き続き保存する必要がなくなった後適切に削除・廃棄いたします。

当施設は、以下の場合を除き、お客様の同意なく個人データを 第三者に提供いたしません。

1. 法令に基づく場合
2. 人の生命、身体または財産の保護のために必要がありご本人の同意を得ることが困難な場合
3. その他、個人情報保護法により認められる場合

また、宿泊予約、決済、チェックイン、顧客対応等の業務において、利用目的の達成に必要な範囲で、外部サービス事業者に個人情報の取り扱いを委託する場合があります。

その場合は、委託先に対して必要かつ適切な監督を行い個人情報の安全管理に努めます。

お客様の個人情報を、第三者への販売を目的として提供することはありません。

当施設では、関係法令の改正やサービスの変更、個人情報保護に関する社会情勢等を踏まえ、本ポリシーの内容を必要に応じて見直し 改善に努めます。

変更した内容については、 当施設の公式ウェブサイト上でお知らせいたします。

個人情報の取り扱いに関するご質問・ご相談については、 下記窓口までお問い合わせください。